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個人情報保護方針

株式会社ユニバーサルサービス及び株式会社ユニバーサルサービス東京(以下、当グループ)は、お客様から取得した個人情報の重要性を認識し、適切に取扱うことを、当グループ事業活動上の基本とし、経営上の最重要課題の一つとします。

お客様が当グループのサービスを、安心・安全に、信頼してご利用頂けるように、当社の個人情報保護方針を、以下のように定め、全社員に周知し、遵守すべき行動基準として、徹底を図ってまいります。

1.基本方針

  1. 1.

    当グループは、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。また、日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム要求事項」(JIS Q 15001)に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを構築し、適切に運用し、継続的改善に努めます。

  2. 2.

    当グループは、個人情報保護マネジメントシステムを支える社内規定(以下、当社規程)を整備し、当社規程を役員および従業員に周知し、その遵守徹底に努めます。

  3. 3.

    当グループは、事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。それには特定された利用目的の達成に必要な範囲を越えて、個人情報の取扱いを行わないこと及びそのための措置を講じます。

  4. 4.

    当グループは、お客様に明示した利用目的の範囲内で、その個人情報を取り扱います。また、当社はお客様からご提供頂いた個人情報を、お客様の同意がある場合、または法令に基づく場合を除き、第三者に開示または提供することはありません。

  5. 5.

    当グループは、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合には、十分な保護水準を満たした者を選定し、契約等により適切な措置を講じます。

  6. 6.

    当グループは、個人情報を正確かつ最新の状態に保ち、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、減失、き損等の防止に努め、情報セキュリティの向上、是正のための措置を実施します。

  7. 7.

    当グループは、お客様からの個人情報の取扱いに関する、苦情及び相談への適切かつ迅速な対応に努めます。また、当社が保有する開示対象個人情報の開示等のご請求(利用目的の通知、開示、訂正・追加又は削除、利用又は提供の停止)に誠実かつ迅速に対応します。開示等の求めの手続きに付きましては、以下の「個人情報苦情及び相談窓口」までご連絡ください

2014年10月20日 制定
2022年09月13日 最終改訂

株式会社ユニバーサルサービス
株式会社ユニバーサルサービス東京
代表取締役 小川 修一

2.個人情報の取り扱いについて

保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項の周知

当グループ各社は、お客様から個人情報をご提供頂く場合、予め個人情報の利用を明示し、その利用目的の範囲内で利用します。予め明示した利用目的の範囲を超えて、お客様の個人情報を利用する必要が生じた場合は、お客様にその旨をご連絡し、お客様の同意を頂いた上で利用します。
当社の保有個人情報の取り扱いについて下記の通り定めています。

必要事項 記載内容
a)組織の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名 代表取締役 小川修一
株式会社ユニバーサルサービス
大阪市浪速区木津川1-1-14
株式会社ユニバーサルサービス東京
東京都文京区関口1-35-5 USビル
b)個人情報保護管理者の氏名又は職名、所属及び連絡先 株式会社ユニバーサルサービス
取締役営業管理部長
株式会社ユニバーサルサービス東京
営業推進グループ長
c)全ての保有個人データの利用目的(A.3.4.2.4(J.8.4)のa)~c)までに該当する場合を除く)

お客様に関する個人情報

  • お客様との商談、お打合わせ等
  • 商品、資料等の発送
  • サービス、イベント等のご案内送付
  • 顧客サポート、メンテナンスの提供
  • お問い合わせ・ご相談への対応
  • 各種会員制サービスの提供
  • サービス開発、アンケート調査実施、モニター等の実施

採用応募者に関する個人情報

  • 採用応募者への採用情報等の提供・連絡
  • 当社での採用業務管理

従業者に関する個人情報

  • 当社の人事及び総務に関する各種手続き
d)保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先

苦情及び相談窓口

  • 各事業所の顧客サポート担当
e)認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先 未加入
f)開示等の請求等に応じる手続 以下3「開示等の請求等に応じる手続き」参照
J.10.2(A.3.4.4.2)
g)保有個人データの安全管理のために講じた措置(本人の知りうる状態に置くことにより、当該保有個人データの安全管理に支障を及ぼすおそれがあるものを除く)

基本方針の策定

  • 安全管理措置マニュアル
  • 特定個人情報等の保護に係る安全管理措置マニュアル

組織的安全管理措置

  • トップマネジメントは、個人データの取扱いに関する最高管理者として、個人情報保護管理者を選任する。個人情報保護管理者は、保有個人データ又は第三者提供記録に関する事務を総括するとともに、自ら本措置に定められた事項を遵守し、かつ従業者に遵守させるために、本措置に定められた事項その他必要な措置を実施する。
  • 個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合には、委託先の選定、契約締結、個人データ取扱状況、再委託先など、委託先の監督を適切に行う。

人的安全管理措置

  • トップマネジメントは、従業者が、個人情報保護法違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告体制及び適切かつ迅速に対応できるPMS社内体制を整える。
  • 個人データの取扱いに関する留意事項について、就業規則【守秘義務など】に定め、従業者への教育を通して、周知する。
  • 全従業者は秘密保持誓約書をトップマネジメントに提出する。

物理的安全管理措置

  • トップマネジメントは、個人データを取り扱う区域の管理を行い、個人データを取り扱うことのできる従業者以外の者や、外部の者が容易に個人データを閲覧等できないように、以下の措置を講じる。
  • オフィスレイアウトの工夫及び各スペースの管理
  • クリアデスク、スクリーンセーバー等
  • 外部の者の搬入物の受渡しの管理(原則受付デスク)
  • 入退室管理
  • 個人データ削除及び個人データが記録された機器、電子媒体等の廃棄のルール
  • 従業者は、個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等防止、及び個人データが記録された電子媒体又は書類等を持ち運びの際には、パスワードによる保護など、容易に個人データが漏えいしないよう安全な方策を講じる。

技術的安全管理措置

  • 個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止、その他個人情報の安全管理を確実にするために、管理者のID・パスワード管理など適切なアクセス制御を行う。又不正アクセス防止、バックアップ、ロゴ管理、脆弱性管理、コンピューターウイルスへの感染予防策を講じる。

定個人情報等の保護に係る安全管理措置

  • 特定個人情報等の保護に係る安全管理措置については、別途「特定個人情報等の保護に係る安全管理措置マニュアル」を規定し、特定個人情報等の安全管理措置の厳格化に努める。

3.開示等の請求等に応じる手続き

当社は、開示等の請求等に応じる手続きとして、次の事項を定めています。

必要事項 対応方法
a)開示等の請求等の申出先

苦情及び相談窓口 (平日10:00~17:00)

  • 株式会社ユニバーサルサービス

    顧客サポート担当 TEL:06-6568-8800

  • 株式会社ユニバーサルサービス東京

    顧客サポート担当 TEL:03-5834-2940

b)開示等の請求等に際して提出すべき
書面の様式その他の開示等の請求等の方式
「個人情報に関する開示等の請求票」を請求者様のご住所に郵送いたしますので、必要事項をご記入の上、ご本人様確認(以下c)書類とともにご郵送ください。
c)開示等の請求等をする者が、本人又は代理人であることの確認の方法

ご本人確認

  • 写真付き身分証明書(運転免許証)の提出又は、その他身分証明書(住民票、健康保険証の被保険者証等の写し等)(コピーは本籍地を塗りつぶしてください)

代理人

  • 代理人様本人であることを確認するための書類

    運転免許証、住民票、健康保険証の被保険者証等の写し(コピーは本籍地を塗りつぶしてください)

  • 委任状(ご本人様により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付下さい)代理人様が親権者などの法定代理人のときは、委任状に代えて、ご本人様との関係がわかる書類をご提出いただくことも可能です
d)利用目的の通知や保有個人データの開示に対応する場合の手数料の徴収方法
  • 1回の請求ごとに、税込み手数料1,650円を指定の銀行口座へ振り込んでいただきます。
  • なお、手数料が不足していた場合は、開示、利用目的の通知は致しかねますので、ご注意ください。
e)開示等のご請求に対する回答方法 請求者様のご住所宛てに書面によってご回答致します。
ご不明な点および苦情・ご相談などがございましたら、【苦情及び相談窓口】までご連絡ください。

4.個人情報の取得と提供

  1. 1.

    当社では個人情報の取得は、適法かつ公正な手段で行います。

  2. 2.

    当社は、次の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に開示または提供しません。

    • お客様の同意がある場合
    • 法令に基づく場合
    • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、お客様の同意を取ることが困難な場合
    • 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合
    • 合併、会社分割、営業譲渡その他の理由によって事業の継承が行われる場合
  3. 3.

    当社は上記に関わらず、お客様へのサービス提供、お問い合わせ等への対応に関して、当社の関係会社や代理店より対応させて頂くことが適切と判断される場合に、お客様の住所、氏名、電話番号等を当該関係会社等へ提供することがあります。この場合、お客様は当社に対し当該関係会社等への個人情報提供の停止を請求することができます。

5.個人情報に関するお問い合わせ

苦情及び相談窓口【顧客サポート担当】

お客様の個人情報の開示・訂正・削除等に関するお問い合わせは、お問い合わせフォームよりご連絡ください

6.その他の事項

1.Googleアナリティクスの利用について

当サイトでは、利用状況を把握し、サイトの改善を図るため、「Googleアナリティクス」を利用しています。
当社が発行するクッキーを元に、グーグル社が訪問履歴を収集・記録・分析しますが、個人を識別する情報は含まれておりません。 Googleアナリティクスの利用規約とプライバシーポリシーにつきましては、Google社のサイトでご確認ください。

  1. Google Analyticsの利用規約:https://www.google.com/analytics/terms/jp.html
  2. Googleのプライバシーポリシー:https://www.google.com/intl/ja/policies/privacy/

また、Googleアナリティクスによる情報収集を停⽌することも可能です。「Google アナリティクス オプトアウト アドオン」をインストールし、 ブラウザのアドオン設定を変更してください。(ダウンロードページURL:https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=ja

2.クッキー(Cookie)について

当サイトでは、より快適にご利用して頂くために、サイトの一部でクッキー(Cookie)を使用しております。クッキー及びIPアドレス情報については、それら単独では特定の個人を識別することができないため、個人情報とは考えておりません。なお、クッキー情報については、ブラウザの設定で拒否することが可能です。

7.個人情報の共同利用について

当社は、経営管理上・事業運営上、ご利用者により良いサービスを提供するために、ご利用者の個人情報をグループ内の範囲に限定し、共同利用致します。

1. 共同して利用される個人情報の項目

住所、氏名、郵便番号、電話番号、FAX番号、メールアドレス等

2. 共同して利用する者の範囲

株式会社ユニバーサルサービス
株式会社ユニバーサルサービス東京

3. 共同して利用する者の利用目的

お客様に関する個人情報

  • お客様との商談、お打合わせ等
  • 商品、資料等の発送
  • サービス、イベント等のご案内送付
  • 顧客サポート、メンテナンスの提供
  • お問い合わせ・ご相談への対応
  • 各種会員制サービスの提供
  • サービス開発、アンケート調査実施、モニター等の実施
  • 契約の履行

採用応募者に関する個人情報

  • 採用応募者への採用情報等の提供・連絡
  • 当社での採用業務管理

従業者に関する個人情報

  • 氏名、住所、電話番号、メールアドレス他人事、総務及び勤怠・雇用管理などの社員管理業務に関する事務諸手続上必要となる個人情報

4.取得方法

お客様(個人顧客)に関する個人情報

入院セットリース(日常生活用品セット)申込書兼同意書、入院セットリース(日常生活用品レンタル)約款、個人情報の取り扱いに関する同意書に本人の同意を得た上で取得する

採用応募者に関する個人情報

「採用応募者について個人情報の取り扱いに関する同意事項」をあらかじめ本人に明示し、個人情報の取り扱いに関して本人の同意を得た上で取得する

当社ホームページでの本人の個人情報の取り扱いに関して

画面上に明示された必要事項に同意しなければ、入力フォーム画面に進めない方式又は入力フォームに明示文を掲載し、同意ボタンを押す方式により、本人の同意を得た上で取得する

5.共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者

8.その他

当社は、個人情報の取扱いに関する継続的な改善に努めるものとし、必要に応じて、個人情報保護方針を変更することがあります。変更後の個人情報保護方針は、本ウェブサイトに掲載したときから効力を生じるものとします。

個人情報保護に関するお問い合わせ先

  • 株式会社ユニバーサルサービス

大阪市浪速区木津川1-1-14 USビル
取締役営業管理部長

  • 株式会社ユニバーサルサービス東京

東京都文京区関口1-35-5 USビル
営業推進グループ長